Připomínáme nutnost registrace do Úřadu pro ochranu osobních údajů

Sběr kontaktů na občany je jedním z hlavních předpokladů pro efektivní komunikaci s občany. Kontakty na občany Vám umožní je informovat nejen o každodenních záležitostech, stejně jako o krizových událostech ve Vaší obci či městě. Ruku v ruce s přímou komunikací s občany a sběrem kontaktů však jde povinnost, zaregistrovat se jako obec u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Splněním této povinnosti mohou občané i instituce nejen zkontrolovat, kdo a jakým způsobem osobní údaje zpracovává, ale také potvrdit sounáležitost tohoto zpracování se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Pro dokreslení této povinnosti budou v tomto článku použity citace Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Výstřižek 2

„Oznamovací povinnost se vztahuje výlučně na správce osobních údajů. Ne na zpracovatele, ani jiné osoby, které se na zpracování podílejí. Oznámení o zpracování musí správce učinit ještě před zahájením samotného zpracování.“

Zapsat se do registru ÚOOÚ tedy mohou bohužel pouze samy obce. Abychom jim však tuto registraci co nejvíce usnadnili, připravili jsme návod, který krok po kroku ukazuje, jak registrační formulář vyplnit.

„Po vyplnění oznamovatel formulář odešle a systém jej informuje o úspěšném odeslání. Podat oznámení je rovněž možné zasláním vyplněného formuláře ve formátu pdf datovou schránkou nebo e-mailem s elektronickým podpisem nebo zasláním vytištěného a ručně vyplněného formuláře poštou nebo oznámení podat bez použití formuláře.“

registracni-cislo-do-aktuality

Jeden zápis do registru může být použitý pouze pro jeden účel zpracování osobních údajů. První registrací nicméně obec získá registrační číslo. „Registrační číslo je počítačem generované číslo, které je přiděleno registrovanému správci a pod kterým je evidován v registru zpracování vedené Úřadem.“ Toto číslo by mělo být použito pro všechny ostatní zápisy do registru, aby se další zápisy přiřadily ke správné obci a nebylo nutné znovu vypisovat kontaktní údaje.

6 thoughts on “Připomínáme nutnost registrace do Úřadu pro ochranu osobních údajů”

  1. Dobrý den, rádi bychom registrovali Obec Komorní Lhotka do Úřadu pro ochranu osobních údajů jelikož jsme začali informovat občany skrze Mobilní rozhlas, kde se občané registrují a zadávají své osobní údaje.

    1. Dobrý den,

      děkujeme za zprávu. Registrovat se bohužel musí podle zákona každá obec sama. V tomto článku ale najdete podrobný návod jak na to i odkaz na online formulář, kde se můžete zaregistrovat. Pokud byste při vyplňování narazili na jakýkoli problém, prosím ozvěte se naší komunikační expertce Andree na telefon: 722 722 377.

      S pozdravem,
      Tým Mobilního rozhlasu

  2. Dobrý den,
    mrzí nás, že při zavádění Mobilního rozhlasu pro obec jsme nebyli upozornění na povinnost registrace u ÚOOÚ. Jak vyplývá ze zákona 101/2000 Sb., o ochraně …, kdy jsme povinni, coby správce provést registraci před započetím sběru dat. Rovněž chybí informace pro subjekt, že registrací dává souhlas se zpracováním osobních údajů, atd. Bohužel jsme se o této skutečnosti dozvěděli až od obyvatele obce, který velice rozhořčen komentoval naše úsilí a odmítl se do systému registrovat. Vzhledem k tomu, že registrace obce proběhla formou objednávky nikoliv smluvně nebyli jsme příliš ostražití. Patrně by bylo seriózní do budoucna doplnit vámi poskytované údaje do brožur aj. informačních médií.

    1. Dobrý den,

      děkujeme za podnět. V našich obchodních podmínkách, které jsou součástí jak objednávky pro obce, tak registrace občanů, je téma ochrany osobních údajů uvedeno, nicméně po Vašem upozornění jsme tuto informaci pro jistotu přidali i do patičky všech našich e-mailů a registraci do ÚOOÚ explicitně připomínáme i v úvodním e-mailu pro každou obec. Doufáme, že tímto způsobem budou mít obce k dispozici maximum informací.

      S přáním krásného dne,
      Tým Mobilního rozhlasu

  3. Dobrý den, rádi bychom registrovali Obec Křinice na Úřad pro ochranu osobních údajů jelikož jsme začali informovat občany skrze Mobilní rozhlas, kde se občané registrují a zadávají své osobní údaje.

    1. Dobrý den,

      ze zákona se bohužel musí zaregistrovat města a obce samotné. Když se ale budete držet tohoto návodu, nebo si stáhnete podrobnější návod z odkazu ve článku, určitě se zaregistrujete jedna dvě. Kdyby cokoliv nebylo jasné, neváhejte nás kontaktovat.

      Hezký den,
      Tým Mobilního rozhlasu

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *